La revista para gerentes de restaurantes hoteles y clubes

No es ningún secreto que en la actualidad, más que una simple ayuda, la tecnología ha terminado convirtiéndose en una necesidad. La mayoría de los trabajos que hoy se realizan requieren, de una u otra forma, el apoyo de esta herramienta. Los restaurantes no son la excepción. De un tiempo para acá el sistema restaurador ha venido apoyándose cada vez más en la tecnología para realizar labores que antes requerían más tiempo y resultaban bastante dispendiosas. Y aunque la tendencia viene creciendo a pasos agigantados, aún queda mucho terreno por explorar.

Para empezar, habría que decir que la gran mayoría de los restaurantes en el mundo dividen la tecnología de sus establecimientos en dos grandes campos: “Back of the house”, que abarca aquellos programas o software relacionados con la parte administrativa; y “Front of the house”, que se refiere a los sistemas POS (Point of Sale, por sus siglas en inglés), y tiene que ver con el software que usa el establecimiento y los aparatos inalámbricos.

En ese sentido, el primer término abarcaría sistemas de gerencia para colaborar con la adquisición de materia prima, manejar inventarios y menús, controlar costos de porcentajes en comidas y bebidas, reportar las propinas, manejar los recursos humanos y, por último, generar reportes financieros. El segundo, por su parte, estaría relacionado con el sistema que realiza todas las operaciones del restaurante. Como dice Juan Carlos Otoya, gerente general de Zeus Tecnología, “Front of the house es el sistema de punto de venta y atención al cliente. Todo lo que tiene que ver con domicilios, toma de pedido y facturación, entre otros. Back of the house, por su parte, es lo que está detrás: contabilidad, inventario, costos y nómina”.

Paso a paso



Las ventajas de tener una tecnología “Back of the House” bien organizada son evidentes. Este sistema cuenta con programas que permiten, por ejemplo, tener control sobre el inventario de los productos en su restaurante y la adquisición de materia prima. Programas de este estilo le brindan la posibilidad de monitorear todo lo hace falta en la despensa de su establecimiento y programarse de manera automática para que, cuando un determinado producto empiece a faltar, la compra sea reordenada. Software como Chef Tec y Chef Tec Plus, incluyen opciones para ordenar productos online y comparar distintos tipos de precios.

De igual manera, un “hand held device” que funciona apoyándose en tecnología de códigos láser, ayuda a hacer más preciso y ágil el proceso de inventario, así como a manejar de manera adecuada los costos y análisis nutricionales de los alimentos. Con respecto al manejo del menú, están disponibles programas que le ayudarán a determinar cuáles de las ofertas de platos son las que mejor funcionan en su restaurante y tener en cuenta cómo puede aprovecharse mejor el precio.

Entre muchas otras funciones del “back of the house”, se encuentran sistemas para controlar recursos humanos —reclutamiento e información de personal—, estados financieros, impuestos y programas que ayudan a obtener beneficios económicos para el restaurante. Por último, y no menos importante, este campo incluye la creación de una red interna (o Intranet) que ayude a mantener conectados a los empleados que tiene el área administrativa de su restaurante.

El “Front of the house” se refiere al sistema en el punto de venta (POS), que debe ser lo bastante fuerte para soportar los rigores del trajín diario, y lo suficientemente versátil para realizar de manera eficiente tareas como la orden y entrada de pedidos. Para Rodrigo Caldas, gerente de ventas de Bematech, una empresa de tecnología para restaurantes, el POS “debe ser la ayuda financiera, contable y de inventarios que todo restaurante debe tener”.

Según Caldas, el POS “se encarga de ayudar con todos los procesos no inherentes a un restaurante para que el dueño del establecimiento se dedique de manera exclusiva a vender servicios y una comida agradable. De otro lado está la parte contable y financiera, en la que entra a jugar un buen POS que, en términos generales, se encarga de la automatización para que estos procesos queden transparentes”.

En cuanto a la selección de un POS adecuado, Caldas afirma que “hoy en día las diferencias entre la parte gráfica e imagen en pantalla de estos sistemas son pocas. Lo importante es saber en qué lenguaje está programado, qué respaldo tiene y, por supuesto, el precio que ofrece frente a la competencia”.

Por último, Caldas realza la importancia de que cada restaurante construya una buena red. “Se sugiere que la red sea alámbrica porque aunque las inalámbricas son buenas, están sujetas a mucha interferencia. Eso sí, es un elemento muy importante porque la red de un restaurante cumple una misión crítica: cuando se cae el restaurante no puede operar ni facturar. Por eso lo más recomendable es una estructura cableada y un enrutador de buena marca”, concluye.